Gutes Zeitmanagement ist unerlässlich, um Aufgaben effektiv und produktiv zu bewältigen und so Stress und Zeitdruck zu minimieren. Ob dabei der klassische Kalender in Papierform oder digitale Tools genutzt werden ist Geschmackssache. Mit Hilfe unserer Tipps können Sie Ihre Zeit im Büro optimal im Blick behalten und effektiv nutzen.
1. Prioritäten setzen
Starten Sie jeden Arbeitstag damit, alle anstehenden Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren. Dringende und wichtige Aufgaben sollten im Fokus stehen und zuerst erledigt werden. Farbliche
Markierungen oder numerische Reihenfolge helfen dabei den Überblick zu behalten und die Aufgaben der Reihe nach abzuarbeiten. Ein Sammeln der Aufgaben in To Do-Listen sorgt ebenfalls für eine bessere Übersicht.
2. Zeitblöcke festlegen
Für jede Aufgabe sollte ein Zeitfenster eingeplant werden, in welchem diese dann bearbeitet bzw. erledigt wird. Dies hilft bei der Fokussierung und Konzentration auf eine Aufgabe und verhindert, dass man sich in verschiedenen Aufgaben verliert. Übrigens: Aufgaben, die nicht mehr als zwei Minuten Zeit in Anspruch nehmen, sollten möglichst sofort erledigt werden.
3. Pausen einplanen
Auch Pausen gehören zu einem gutem Zeitmanagement dazu. Sie sind besonders wichtig für die Erhaltung von Konzentration und Produktivität. Kurze Pausen an der frischen Luft helfen dabei neue Energie zu tanken und den Fokus nicht zu verlieren.
4. Kombination von klassischen Kalendern und technischen Tools
Vor allem zur Teamkommunikation sind technische Tools sinnvoll, um gemeinsame Termine und Abgaben im Blick zu halten und zu organisieren. Aber auch die klassischen Zeitplaner in Papierform haben ihre Vorteile. Besonders die physische Haptik eines Buchkalenders führt zu einer besseren Fokussierung und steigert die Motivation und Kreativität. Oft ist es sinnvoll klassische und technische Tools in Kombination zu nutzen, um das Beste aus dem Zeitmanagement herauszuholen.
5. Zerlegen von großen Aufgaben
Das Zerlegen von großen Aufgaben in Teilaufgaben führt zu einer besseren Übersicht und lassen die Aufgaben überschaubarer und machbarer wirken. Zudem sind Teilaufgaben besser und präziser planbar. Werden die Teilaufgaben als Zwischenziele gesehen, kann dies für eine zusätzliche Motivation sorgen. Zudem können einzelne Teilaufgaben ggf. auch an andere Teammitglieder delegiert werden, um noch effektiver arbeiten zu können.
6. Trennen von Aufgaben und Terminen
Auch die Trennung von Aufgaben und Terminen ist eine effektive Strategie für ein besseres Zeitmanagement. Termine beziehen sich auf einen bestimmten Zeitpunkt, bzw. ein festgelegtes Zeitfenster. Aufgaben hingegen sind eher Anforderungen, die mit keinem fixen Zeitpunkt verbunden sind.
7. Arbeitsplatzgestaltung
Ein optimal eingerichteter Arbeitsplatz unterstützt das zügige und effektive abarbeiten von Aufgaben. Eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung ermöglicht ermüdungsfreies und körperschonendes Arbeiten und eine Konzentration auf die anfallenden Aufgaben.
